Esta traducción se ofrece por conveniencia. En caso de discrepancia, prevalece la versión en portugués (pt-BR).

1. Introducción

Bienvenido(a) a Talkover ("nosotros", "nos" o "nuestro"). Ofrecemos soluciones de llamadas con inteligencia artificial para empresas. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos su información personal cuando visita nuestro sitio web e interactúa con nuestros servicios. Al usar nuestro sitio web o enviar su información a través de nuestros formularios, usted acepta las prácticas descritas en esta política. Talkover valora la privacidad y la protección de los datos personales, siempre con el objetivo de ofrecerle el mejor servicio, producto y/o experiencia, garantizando que su uso se realice con estricta observancia de la ley y de las buenas prácticas de seguridad de la información.

Para que esto sea posible, contamos con un programa de privacidad y gobernanza de datos continuo y permanente, gestionado por un Comité de Privacidad y Protección de Datos y respaldado por el Encargado de Protección de Datos (DPO), quien es el vínculo entre nosotros, usted y la Autoridad Nacional de Protección de Datos de Brasil (ANPD).

1.1 Definiciones

Para aclarar los términos utilizados en esta política, presentamos las definiciones establecidas por la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil) en su Art. 5º:

Dato personal: información relacionada con una persona natural identificada o identificable
Dato personal sensible: dato personal sobre origen racial o étnico, convicción religiosa, opinión política, afiliación a sindicato u organización de carácter religioso, filosófico o político, dato referente a la salud o a la vida sexual, dato genético o biométrico, cuando esté vinculado a una persona natural
Dato anonimizado: dato relativo al titular que no pueda ser identificado, considerando la utilización de medios técnicos razonables y disponibles en el momento de su tratamiento
Base de datos: conjunto estructurado de datos personales, establecido en uno o en varios lugares, en soporte electrónico o físico
Titular: persona natural a quien se refieren los datos personales que son objeto de tratamiento
Controlador: persona natural o jurídica, de derecho público o privado, a quien corresponden las decisiones referentes al tratamiento de datos personales
Operador: persona natural o jurídica, de derecho público o privado, que realiza el tratamiento de datos personales en nombre del controlador
Encargado: persona designada por el controlador y el operador para actuar como canal de comunicación entre el controlador, los titulares de los datos y la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD)
Agentes de tratamiento: el controlador y el operador
Tratamiento: toda operación realizada con datos personales, tales como las referentes a recopilación, producción, recepción, clasificación, utilización, acceso, reproducción, transmisión, distribución, procesamiento, archivo, almacenamiento, eliminación, evaluación o control de la información, modificación, comunicación, transferencia, difusión o extracción
Anonimización: utilización de medios técnicos razonables y disponibles en el momento del tratamiento, mediante los cuales un dato pierde la posibilidad de asociación, directa o indirecta, a un individuo
Consentimiento: manifestación libre, informada e inequívoca por la cual el titular está de acuerdo con el tratamiento de sus datos personales para una finalidad determinada
Bloqueo: suspensión temporal de cualquier operación de tratamiento, mediante la conservación del dato personal o de la base de datos
Eliminación: exclusión de un dato o de un conjunto de datos almacenados en una base de datos, independientemente del procedimiento empleado
Transferencia internacional de datos: transferencia de datos personales a un país extranjero u organismo internacional del cual el país sea miembro
Uso compartido de datos: comunicación, difusión, transferencia internacional, interconexión de datos personales o tratamiento compartido de bases de datos personales por órganos y entidades públicos en el cumplimiento de sus competencias legales, o entre estos y entes privados, recíprocamente, con autorización específica, para una o más modalidades de tratamiento permitidas por dichos entes públicos, o entre entes privados
Autoridad nacional: órgano de la administración pública responsable de velar, implementar y fiscalizar el cumplimiento de esta Ley en todo el territorio nacional

2. Roles y responsabilidades

Controlador: Cliente (empresa que utiliza los agentes de IA), quien decide qué datos recopilar y cómo usarlos. Responsable legal ante la LGPD, el GDPR o la CCPA. Debe justificar la base legal, informar a los titulares y garantizar sus derechos.
Operador: Talkover, que solo procesa datos en nombre del cliente, sin determinar las finalidades. Cumple con los roles y responsabilidades mencionados, garantizando la trazabilidad de las operaciones realizadas con los datos; mantiene registros de acceso y procesamiento; proporciona canales para reportar fallas de seguridad e incidentes.
Suboperador (o Subprocesador): Empresa o servicio contratado por el Operador para auxiliar o ejecutar parte del tratamiento de datos. Debe estar vinculado al Operador mediante un contrato que garantice estándares equivalentes de protección.
Proveedor (Proveedor Técnico o de Soporte): Entidad que presta servicios a la empresa (Operador o Controlador) pero no tiene acceso directo a datos personales o trata únicamente datos anonimizados.

3. Datos tratados

Según la finalidad contratada, la plataforma podrá acceder a los datos proporcionados directamente por los controladores, así como a los datos insertados por los controladores. Por ejemplo, nombre, apellido, Número de Identificación Fiscal de Personas Físicas de Brasil (CPF), número de teléfono, correo electrónico, dirección laboral, dirección residencial, etc.

4. Finalidades

Usamos sus datos para:

Proporcionar y mejorar nuestros servicios de llamadas con IA: Los datos se tratan con la finalidad de ofrecer y mejorar las funcionalidades de nuestros servicios, productos y plataforma para usted, garantizando que su uso se realice con estricta observancia de la ley y de las buenas prácticas de seguridad de la información.
Tratamiento de datos personales sensibles: Los datos personales sensibles eventualmente recopilados sin intencionalidad durante la grabación de llamadas se tratan para garantizar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, asegurar la calidad de la atención, además de proteger la integridad física y los derechos de los involucrados.
Integraciones con las API de Google (Google Calendar): Talkover ofrece integración opcional con servicios de terceros, como Google Calendar, con el fin de automatizar procesos de agendamiento y organización de llamadas inteligentes. Siempre que sea autorizado por el cliente, Talkover podrá acceder a datos como nombre de eventos, disponibilidad de horarios y detalles de agendas para viabilizar la integración con su inteligencia artificial de voz.
Desarrollo y mejora de modelos y funcionalidades: El audio de las llamadas, las transcripciones y los metadatos derivados del uso de la plataforma pueden utilizarse para desarrollar, entrenar, evaluar y mejorar los modelos, recursos y funcionalidades de Talkover, mediante la previa eliminación o sustitución de identificadores directos. Las condiciones, salvaguardas y la forma de oponerse a esta finalidad se detallan en el punto 5.1 de esta Política.

Talkover declara, en conformidad con la Política de Uso Limitado de las API de Google, que esta aplicación cumple con los requisitos de uso limitado de la API de Google, incluyendo el uso, el acceso y el almacenamiento de datos de forma segura, sin compartirlos con terceros y con finalidad exclusiva para la funcionalidad informada.

Ningún dato obtenido mediante Google Calendar será:

Compartido con terceros
Utilizado con fines publicitarios
Almacenado de forma permanente sin base legal
Utilizado de forma distinta a las funcionalidades descritas en esta política

5. Grabación y transcripción de llamadas

Las llamadas realizadas utilizando los Agentes Talkover pueden ser grabadas (la grabación podrá ser almacenada por Talkover únicamente con fines de auditoría) y transcritas automáticamente. Las conversaciones realizadas fuera del sistema (como llamadas transferidas, llamadas posteriores realizadas sin el agente Talkover, etc.) no se graban ni se transcriben.

5.1 Utilización para el desarrollo y la mejora de modelos

El controlador, en su calidad de responsable de las decisiones de tratamiento, autoriza la utilización del audio de las llamadas, las transcripciones y los metadatos derivados de ellas para el desarrollo, el entrenamiento, la evaluación y la mejora de modelos, recursos y funcionalidades, por parte de Talkover y de sus suboperadores, observando las siguientes salvaguardas:

La utilización ocurre mediante la previa eliminación o sustitución de los identificadores directos de los titulares, de modo que estos no puedan ser identificados en los artefactos resultantes.
No hay divulgación a terceros de contenido identificable de las llamadas.
Los datos no se utilizan con fines publicitarios ni se comercializan.
Los modelos y funcionalidades resultantes no son propiedad del controlador, y su uso no le está restringido.
Los datos sensibles eventualmente capturados sin intencionalidad quedan excluidos del alcance de esta finalidad siempre que sean identificados.
Esta finalidad no se aplica a los datos obtenidos mediante la integración con API de terceros, como la de Google, conforme a la Política de Uso Limitado descrita en el punto 4.

Derecho de oposición: el controlador puede solicitar por escrito, mediante el correo electrónico dpo@talkover.ai, la exclusión de su cuenta de esta finalidad. La solicitud surte efecto en un plazo de hasta 30 (treinta) días y no tiene efecto retroactivo sobre los artefactos ya producidos, de los cuales los identificadores directos ya fueron eliminados.

Corresponde al controlador informar a los titulares sobre esta finalidad y contar con la base legal adecuada para ella, reflejándola en su propia política de privacidad.

6. Decisiones automatizadas y derecho a la revisión

Las interacciones mediante Inteligencia Artificial pueden incluir toma de decisiones automatizadas de acuerdo con los textos insertados por el controlador en la base de conocimiento del agente al momento de su creación.

7. Datos sensibles

Talkover no recopila intencionalmente datos sensibles, pudiendo estos, en caso de ocurrir, ser tratados de la forma constatada en el Art. 7º, inciso II de la LGPD:

La empresa puede tratar los datos sensibles para cumplir obligaciones legales, regulatorias o contractuales, por ejemplo, requisitos de auditoría, fiscalización, o cumplimiento de normas del sector.
Si los datos son necesarios para la ejecución o negociación de un contrato entre las partes, aunque hayan sido recopilados sin intención directa, pueden usarse para garantizar derechos y obligaciones.
En caso de que los datos sean relevantes para garantizar la seguridad del titular o de terceros (por ejemplo, en casos de emergencia, amenaza o accidente), su uso está permitido.
Los datos pueden usarse para la defensa de derechos de la empresa en litigios o procesos, incluyendo pruebas documentales.

8. Compartición de datos

Podemos compartir su información con:

Proveedores de servicios y subprocesadores: Los datos tratados pueden compartirse con proveedores y subprocesadores que sustentan la utilización del sistema de la mejor forma posible. En caso de ser necesaria la compartición, solo lo haremos con terceros que cumplan con la LGPD y garanticen la seguridad de la información.
Autoridades: Cuando exista una orden de la autoridad o para cumplir con la ley vigente, estaremos obligados a compartir la información solicitada.
Socios comerciales: Eventualmente, podemos compartir sus datos personales con socios y proveedores, que podrán o no actuar en nuestro nombre, en la prestación de servicios estrictamente necesarios para la operación, el mantenimiento y la mejora de las funcionalidades de nuestra plataforma.

Nosotros no vendemos sus datos personales.

9. Transferencia internacional

Si para el ejercicio de las actividades y finalidades informadas fuera necesario enviar sus datos fuera de Brasil, solo lo haremos cumpliendo con la LGPD, y siempre que el destinatario esté ubicado en países con un nivel adecuado de protección de datos personales.

Con quién: proveedores y subprocesadores
Qué datos: textos y llamadas intercambiados entre agentes y usuarios / datos personales que tratamos para la prestación de los servicios
Finalidad: crear de manera automática la respuesta que se dará al cliente de la empresa, almacenamiento y procesamiento de datos, además de realizar la comunicación con el contacto a través de las llamadas
Criterio utilizado para las transferencias: Art. 33, I, de la LGPD

10. Seguridad de la información

Implementamos medidas de seguridad estándar de la industria. Talkover adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos:

Adopción de medidas preventivas de seguridad, como doble factor de autenticación y contraseñas seguras
Un sistema confiable de identificación electrónica para el acceso al sitio
Mantenimiento de registros de quién accede a nuestro sitio y utiliza nuestros servicios para impedir fraudes
Permitir que solo personas autorizadas tengan acceso a su información
Auditorías periódicas para certificar que nuestro entorno es seguro

En caso de identificarse riesgos o daños relevantes a sus derechos, usted será comunicado a la mayor brevedad posible y el incidente será informado a la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD) dentro de los plazos legales. Si identifica o toma conocimiento de alguna actividad que comprometa la seguridad de sus datos personales, contacte de inmediato a nuestro DPO a través del correo electrónico: dpo@talkover.ai.

11. Retención de datos

Los datos tratados, incluidas las grabaciones y transcripciones, se almacenan conforme al período contratado; en caso de terminación del contrato, los datos se conservan durante 90 días.

12. Sus Derechos

Puede ejercer sus derechos a través de nuestro correo electrónico destinado al Titular de Datos: dpo@talkover.ai. Las solicitudes serán respondidas en un plazo de hasta 15 días.

Nuestro Aviso de Privacidad podrá sufrir actualizaciones, por lo que le recomendamos visitar periódicamente el sitio para obtener información actualizada y transparente sobre dichos cambios.

13. Cookies de rastreo

Usamos cookies para mejorar la funcionalidad del sitio web. Para más detalles, consulte nuestra Política de Cookies.

Usted puede optar por no participar en los servicios de Google Analytics utilizando la función de exclusión voluntaria. Puede deshabilitar las cookies en la configuración de su navegador, pero es posible que algunas funciones no operen correctamente.

Delimitación de Aplicación: La utilización de cookies con fines de análisis de comportamiento y publicidad de terceros se aplica exclusivamente a su navegación en nuestro sitio público. Estas prácticas no se extienden a los datos procesados dentro de la plataforma Talkover después del inicio de sesión y, bajo ninguna circunstancia, se aplican a información obtenida mediante la integración con API de terceros, como la de Google.

14. Limitación de responsabilidad

Toda y cualquier información (incluidos el Software y el Contenido) proporcionada en el Sitio se ofrece "tal cual" y "según disponibilidad", sin garantía de ningún tipo, expresa o implícita, incluyendo, entre otras, garantías implícitas de comerciabilidad o idoneidad para un fin específico.

15. Actualizaciones

Podemos actualizar esta Política de Privacidad. Le recomendamos visitar esta página periódicamente para verificar posibles cambios. En caso de que se realicen cambios relevantes, publicaremos una nueva Política de Privacidad.

Ley Aplicable: Este documento se rige y debe interpretarse de acuerdo con las leyes de la República Federativa del Brasil.

16. Contacto

Para cuestiones relacionadas con la privacidad, contáctenos:

Correo electrónico para solicitudes relacionadas con la Política de Privacidad: dpo@talkover.ai
Correo electrónico para dudas relacionadas con la utilización del sistema: suporte@talkover.ai
Sitio web: www.talkover.ai